ICHC – Notícias em Destaque: Há quantos anos você está na Divisão de Arquivo Médico (DAM)?
Suely Luiza dos Santos: Trabalho há 38 anos na Divisão de Arquivo Médico do Instituto Central. Entrei como escriturária na Seção de Relatórios Médicos, passando pelas áreas de Dados Estatísticos e Expediente, chegando na função de Encarregado de Setor. Passei três anos trabalhando na Divisão de Administração e consegui fazer a Faculdade de Gestão Empresarial em Saúde, Graduação em Administração de Empresas e Especialização em Administração Hospitalar. Hoje atuo como Assessor Técnico responsável pela Divisão.
ICHC – Notícias em Destaque: Poderia nos contar um pouco sobre a DAM do ICHC? Qual é o papel e a importância dessa divisão no Instituto?
Suely Luiza dos Santos: É uma unidade técnico administrativa subordinada à Diretoria Executiva do Instituto Central do Hospital das Clínicas, responsável por várias atividades relacionadas ao gerenciamento da documentação dos pacientes e informações relativas aos atendimentos realizados. Temos como responsabilidades:
• Arquivamento de prontuários médicos e fichas de atendimento ambulatorial e de Pronto Socorro;
• Cadastro de todos que estejam nas dependências do ICHC;
• Internações eletivas, de urgência e emergência;
• Marcação de consultas ambulatoriais e de procedimentos nas mais diversas especialidades do ICHC;
• Recepção e cadastro de pacientes para atendimento nos Ambulatórios e Unidades de Emergências Referenciadas;
• Fornecimento de informações sobre pacientes internados;
• Atendimento de solicitação de relatórios médicos;
• Elaboração de estatísticas médicas e administrativas (indicadores);
• Faturamento, internação e ambulatorial;
• Apoio à Pesquisa.
A DAM está intimamente envolvida nas três frentes de atuação do Hospital das Clínicas:
ASSISTÊNCIA: através do atendimento a todos os pacientes do hospital, diretamente nos guichês e telefones.
ENSINO: oferecendo campo de estágio para acadêmicos e profissionais nas áreas de atuação da Divisão.
PESQUISA: proporcionando coleta e armazenamento de dados e produzindo informações, amplamente utilizados por todos os pesquisadores do Hospital das Clínicas.
A missão da DAM é coletar e tratar dados, disponibilizar informações e documentações aos pacientes, corpo clínico e corpo administrativo, e promover o faturamento das contas do Instituto Central.
ICHC – Notícias em Destaque: Como os documentos são organizados e armazenados na divisão de arquivo? Há algum sistema específico que vocês utilizam?
Suely Luiza dos Santos: Organizamos as documentações por ordem de matrícula HC, a guarda das documentações e dos prontuários mantemos a rastreabilidade através dos códigos de barras gerados para cada atendimento médico ou multiprofissional. Utilizamos o Sistema Sigh-Pro, para o gerenciamento das documentações, possibilitando a localização e disponibilidade aos mesmos para os diversos ambulatórios, nas diversas recepções, onde os colaboradores desta Divisão estão alocados. O Sistema MV é responsável pelas internações e faturamento.
ICHC – Notícias em Destaque: Qual o volume médio de documentos que a divisão lida anualmente?
• Total de Consultas Novas: 93.200
• Total de Consultas, Procedimentos e exames - SUS: 924.000
• Total de Internações: 27.000 • Atendimentos no Pronto Socorro: 40.011
• Solicitação de Estatísticas Médicas e Administrativas: 398
• Prontuários Solicitados para Pesquisa/Atendimento: 5.792
• Total de solicitações de Laudos Médicos: 7.900
Cerca de 2 milhões de prontuários ativos arquivados na Seção de Arquivo, localizado no 4º andar do Pamb. Também temos um montante de 9 milhões de prontuários inativos, armazenados em empresa terceirizada, responsável pela guarda externa.
ICHC – Notícias em Destaque: Quais são as políticas adotadas para garantir a segurança e a confidencialidade dos prontuários médicos e demais documentos?
Suely Luiza dos Santos: Aqui na DAM seguimos as regras da LGPD e os colaboradores que trabalham aqui, são todos orientados sobre a importância do sigilo das informações, recebendo senha única e intransferível, além da área ser controlada por porta com sistema eletrônico, sendo autorizada a entrada apenas de colaboradores desta Divisão e que possua vínculo com a Instituição.
ICHC – Notícias em Destaque: Como é feito o processo de solicitação e acesso aos prontuários médicos por parte dos profissionais de saúde?
profissionais de saúde? Suely Luiza dos Santos: Para as solicitações de pesquisa dos prontuários físicos é necessário o envio do memorando assinado pelo professor da clínica autorizando a retirada dos prontuários. Os profissionais da equipe multiprofissional são os que tem acesso a retirada. Temos POP, registrado e aprovado na pasta de documentos Institucionais.
ICHC – Notícias em Destaque: Quais são os prazos para fornecer esses documentos quando solicitados, seja internamente ou por pacientes?
Suely Luiza dos Santos: Para as pesquisas médicas, após a solicitação dos prontuários em até 4 dias úteis começam liberação dos prontuários. São liberados 10 prontuários por vez com prazo para devolução em 3 dias úteis e assim até terminar a lista. Os pacientes podem solicitar a cópia do prontuário ou relatório médico, que é providenciado em até 20 dias úteis.
ICHC – Notícias em Destaque: O paciente pode solicitar seu prontuário médico? Como esse processo funciona e quais são as orientações para isso?
Suely Luiza dos Santos: O paciente ou seu representante legal pode solicitar a cópia do seu prontuário ou relatório médico, pois é um direito dele. Ele pode solicitar por e-mail ou através do atendimento presencial na área de acolhimento, localizada na entrada do PAMB. A solicitação de cópia de prontuário é feita pelo paciente ou parente de primeiro grau, advogados com procuração reconhecida em cartório, apresentando a cópia dos documentos comprobatórios do paciente.
ICHC – Notícias em Destaque: Existe uma estratégia ou plano para lidar com o volume crescente de documentos à medida que o ICHC se expande e atende mais pacientes?
Suely Luiza dos Santos: Sim, com a entrada do Prontuário Eletrônico, ocorreu diminuição de formulários do prontuário e a tendência é inserir todas as informações no PEP, para chegar ao ponto de não ter mais papel para ser arquivado e/ou digitalizado. Todos os colaboradores desta Divisão são treinados e orientados para se adequar à demanda diária de serviços.
ICHC – Notícias em Destaque: Quais são os principais obstáculos na digitalização e na migração de arquivos físicos para o formato eletrônico?
Suely Luiza dos Santos: Além de precisarmos de um sistema que seja eficiente e confiável, é necessário dispor de verba institucional e de forma corporativa, para atender às necessidades de todos os Institutos do Complexo HC.
ICHC – Notícias em Destaque: Como vocês gerenciam a segurança de informações sensíveis e o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
Suely Luiza dos Santos: Temos o maior parque tecnológico de computadores nesta Divisão de Arquivo Médico, onde os computadores e sistemas, são gerenciados pelo Centro Especializado de Informação do Instituto Central. Além disso, todos os nossos colaboradores são orientados quanto ao sigilo das informações e que não podemos passar a senha para ninguém, de forma alguma. O Centro Especializado em Tecnologia do ICHC, monitora todos os passos, através das senhas e IP dos computadores, para que não ocorra nenhuma ocorrência indesejável.
ICHC – Notícias em Destaque: Como é a colaboração da divisão de Arquivo Médico com outras áreas do hospital, como as clínicas e demais áreas administrativas?
Suely Luiza dos Santos: A Divisão de Arquivo Médico interage com várias áreas do ICHC, temos documentado todos os processos de interação para evitar qualquer mal-entendido. Participamos de reuniões com todas as especialidades e áreas de apoio, para esclarecimento de rotinas e sugestões para melhoria de processos.
ICHC – Notícias em Destaque: Como você vê o futuro da gestão de arquivos médicos, especialmente com o avanço das tecnologias de saúde e inteligência artificial?
Suely Luiza dos Santos: Acreditamos que os arquivos dos pacientes sempre existirão, porém cremos que no futuro próximo o processo seja todo informatizado, o que garantirá ao paciente que o médico de qualquer unidade possa conhecer seu histórico e com isso prestar um atendimento de excelência.
ICHC – Notícias em Destaque: Para finalizar, que mensagem você gostaria de deixar sobre a importância do trabalho da Divisão de Arquivo Médico para o bom funcionamento do hospital e para a qualidade do atendimento prestado aos pacientes?
Suely Luiza dos Santos: Somos uma área de apoio administrativo e reconhecemos nossa importância no processo do cuidar do paciente. Somos responsáveis pela Meta 1 da Segurança do paciente, e pela Identificação do paciente, sendo a primeira barreira para evitar riscos. Estamos a cada dia tentando valorizar os colaboradores, para que eles possam se sentir pertencente à Instituição. Garantir a capacitação de todos para que possamos caminhar junto com o futuro e inovação que bate à nossa porta.
ICHC – Notícias em Destaque: Gostaria de acrescentar mais algum comentário? Fique à vontade!
Suely Luiza dos Santos: Deixo registrado que tenho muito orgulho de fazer parte da história da Divisão de Arquivo Médico e do HCFMUSP. Nós trabalhamos no primeiro Arquivo Médico do Brasil, surgimos junto com o HC, na sua criação. Sinto que posso contribuir ainda mais com o sucesso do Instituto Central e acredito que todo sucesso da nossa Instituição é devido ao perfil dos nossos colaboradores e o empenho em garantir que o nosso paciente seja o centro da atenção. Procuro sempre relembrar a cada colaborador qual é o nosso propósito aqui, fazer o melhor sempre e ser empático.
